Digitale Kommunikation mit dem Bürger – der SMART Beitrag

5. Februar 2022

Rundum effiziente und digitale Kommunikation mit einem Alles-In-Einem Werkzeug

Wenn wir mit verschiedenen Zielgruppen über digitale Kommunikation in Kontakt treten, sind unterschiedliche Kommunikationskanäle erforderlich!

Viele Personen sind Tech – affin, haben mehrere aktive Apps auf ihrem Mobilfunkgerät und sind es gewohnt digitale Kommunikation in Form von Benachrichtigungen zu erhalten und zu managen. Andere hingegen haben vielleicht ein Smartphone und ein paar Apps, aber sehen es nicht als Priorität auf dem aktuellsten Stand im App Playstore zu sein. Wenn es um wichtige Kommunikation geht, bevorzugen sie eine SMS oder einen kurzen Anruf.

Darüber hinaus gibt es Personen, die strikt ihr Privates und Berufliches trennen möchten, mit ihnen wird am besten per E-Mail kommuniziert. Und wenn es mit dem Lesen nicht mehr so gut klappt, keine App oder ein E-Mail Zugriff vorhanden ist, oder gar eine Seh-/Hörschwäche vorliegt, sind Sprachnachrichten die beste Option. Auch die Bewohner, welche keine Handynummer verfügbar haben, können über diese Form von Kommunikation über das Festnetz erreicht werden.

Es gibt viele verschiedene Werkzeuge auf dem Markt, welche auf die individuellen Vorlieben oder Bedürfnisse eingehen. Aber woher wissen wer gerne wie kommuniziert? Und welches Tool oder besser gesagt, wie viele Kanäle sind notwendig, um alle Beteiligten zu benachrichtigen?

Die Lösung ist ein all-in-one Tool, ein Hilfsmittel, das alles in einem für die effiziente digitale Kommunikation bereithält. Wo gibt es das und was sind die Kosten?

Was ist ein SMART Beitrag?

Wir von MUNIPOLIS möchten Ihnen im folgenden Artikel vorstellen was ein sogenannter “SMART-Beitrag” kann und wie Ihre Gemeinde diesen zum Vorteil nutzen kann. Wie enorm Zeit gespart werden kann, besonders im Katastrophenfall und jeder Bürger effektiv erreicht wird, indem auf die individuellen Bedürfnisse und Erreichbarkeit eingegangen wird.

Warum ist diese Art von Kommunikation zwischen der Gemeinde und dem Bürger, der sogenannte SMART Beitrag, so intelligent?

Das System wählt die Art von Kontaktaufnahme automatisch aus; je nachdem, ob von der Verwaltung „Dringende Benachrichtigung“ oder „Smart-Benachrichtigung“ ausgewählt wird. Es gilt entweder die Variable schnell oder kostengünstig. Wenn es sich um eine Katastrophenmeldung beispielsweise handelt und der Bürger im System E-Mail-Adresse und Telefonnummer hinterlegt hat, wird er über beide Kanäle gleichzeitig benachrichtigt.

Ondřej Švrček, Founder MUNIPOLIS

Im folgenden Ausschnitt aus unserem Backend (wie es die Stadtverwaltung sieht) sehen Sie, wie ein solcher Beitrag ganz einfach von der Stadtverwaltung erstellt wird:

1. Sie sehen im Bild unten, dass ein Teilaspekt unseres SMART-Beitrags die bessere Planung von Kommunikation mit dem Bürger ermöglicht. Ähnlich wie bei digitalen Programmen für die Konzeption von Content, wie zum Beispiel “Buffer” oder anderen Werkzeugen, haben Sie die Möglichkeit den gewünschten Inhalt zu erstellen, mit Links und Bildern zu versehen und dann in Ihrer Pipeline zu speichern und für ein bestimmtes Datum und Uhrzeit vorzuplanen. So können Sie bereits Wochen im Voraus Ihren Social Media Auftritt organisieren und Ihre Verwaltung hat im Tagesgeschehen mehr Luft sich auf anfallende Aufgaben zu konzentrieren. Ebenfalls nützlich wenn Sie die strategische Jahresplanung und Events im Hinterkopf haben, können Sie die entsprechende digitale Kommunikation bereits im Vorfeld erstellen und wissen, dass im weiteren Jahresverlauf diese sicherlich nicht in Vergessenheit gerät.

Ansicht MUNIPOLIS interface Nachricht
Ansicht für die Partnergemeinde des MUNIPOLIS Interface

2. Nachdem Sie mit der Erstellung und Formatierung des Inhalts fertig sind, gilt es jetzt die Rahmenbedingungen für die Versendung festzulegen.

Wenn Sie Facebook nutzen, können Sie mit einem Klick im Kasten ganz einfach den Post auch in Ihrem Facebook-Profil erscheinen lassen, für bessere Sichtbarkeit (NEU ab diesem Winter: gilt ebenfalls für Ihr Twitter und Instagram Profil). Andernfalls wird die Nachricht in Ihrem MUNIPOLIS Profil in der Desktopversion und in der App zu sehen sein.

Je nach Dringlichkeit der Kommunikation können Sie auswählen, ob keine Nachricht versendet wird, also nur per Benachrichtigung informiert wird (damit sparen Sie aufkommende SMS Kosten). Die anderen Möglichkeiten sind, die dringende Benachrichtigung, zum Beispiel gut anwendbar bei einer Sturzflut oder einem vermissten Kind. Hier werden sofort über alle Kanäle gleichzeitig an alle registrierten Bürger Benachrichtigungen geschickt. Wenn eine Person zum Beispiel E-Mail und Telefonnummer hinterlegt, werden in diesem Fall zwei Nachrichten verschickt.

Wenn die Smart-Benachrichtigung ausgewählt wird (in den meisten Fällen empfehlenswert), werden so viele Menschen wie möglich zu minimalen Kosten erreicht. Zunächst wird eine Nachricht an die App geschickt, dann eine E-Mail für Bürger, welche die App nicht nutzen. Im letzten Schritt wird eine SMS versandt, an Bewohner, die weder App noch E-Mail hinterlegt haben. Diese Funktion kann, um Kosten zu sparen auf der rechten Seite deaktiviert werden.

3. Wie erwähnt müssen Sie als Verwaltung Beiträge nicht immer im Moment erstellen und dann absenden. Wenn es für das Tagesgeschehen sinnvoller ist, können beliebig viele Beträge vorab in den Kalender eingeplant werden (Bild1). Diese gehen dann automatisch zum festgelegten Zeitpunkt an die Bürger über die verschiedenen Medien raus. In Bild 2 sehen Sie, wie ein solcher Beitrag auf Ihrem MUNIPOLIS Gemeindeprofil aussieht.

Pipeline Smart-Beiträge, ähnlich wie bei Buffer können Sie vorgeplant werden und gleichzeitig auf Facebook gepostet werden
Pipeline Smart-Beiträge, ähnlich wie bei Buffer können Sie vorgeplant werden und gleichzeitig auf Facebook gepostet werden

Und was sagen unsere Partnergemeinden zu den SMART-Beiträgen, als Teil der MUNIPOLIS Plattform?

Lieber Herr Wagner, wofür nutzen Sie die Funktion “Smart-Beiträge” in Ihrer Gemeinde und wie zufrieden sind Sie damit?

Lieber Herr Wagner, wofür nutzen Sie die Funktion “Smart-Beiträge” in Ihrer Gemeinde und wie zufrieden sind Sie damit?

Ich nutze diese herrliche Funktion zur Veröffentlichung des monatlichen Amtsblattes und um wichtige Updates zu vermitteln, aktuell zum Beispiel Informationen zur Ukraine-Hilfe. Es erspart mir Zeit und verschafft Sicherheit, dass jede Information auch zuverlässig zum richtigen Zeitpunkt beim Bürger ankommt.

– Silvio Wagner, Bürgermeister Bärenstein

Mehr Informationen zur Gemeinde Bärenstein: https://baerenstein-erzgebirge.munipolis.de/
Mehr Informationen zur Gemeinde Bärenstein und kostenlose Anmeldung: https://baerenstein-erzgebirge.munipolis.de/registrierung

Wie werde ich als Bürger über diese digitale Kommunikation erreicht?

Wenn die Gemeinde anfängt, mit einem Kommunikationssystem wie MUNIPOLIS zu arbeiten, wird im großen Stil darüber berichtet. Denn nur, wenn genügend Bürger dabei sind, funktioniert die digitale Kommunikation einwandfrei.

Wir von MUNIPOLIS unterstützen unsere Partnerstädte mit dem Marketing zu jedem Zeitpunkt. Zu Beginn assistieren wir mit einem Budget und erstellen für Sie Facebook und Instagram Werbung. Zusätzlich sind wir vor Ort, um den Bürger anzusprechen. Darüber hinaus erstellen wir maßgeschneiderte andere digitale Maßnahmen, auf Ihre Gemeinde abgeschnitten, um den Start und die laufenden Monate so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Wenn Sie Bürger der Gemeinde Bärenstein sind, können Sie sich im folgenden Link registrieren: https://baerenstein-erzgebirge.munipolis.de/registrierung

Um Ihre Gemeinde/Stadt zu finden, folgen Sie den Anleitungen auf folgender Webseite: https://www.munipolis.de/registrierung

Aller Anfang ist schwer? Nicht mit MUNIPOLIS – Wir digitalisieren die Kommunikation in Ihrer Gemeinde!

Worauf warten Sie noch? Treten Sie noch heute unverbindlich in Kontakt mit unserem jungen, professionellen Team, wir freuen uns Sie zu beraten!


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